Office Assistant
“A challenging job in a global environment.”
De organisatie
Port-IT is een specialist in het aanbieden van Cyber Security & IT oplossingen voor de maritieme markt. Het assortiment bestaat uit diverse IT producten en (cybersecurity) services, voor zowel lokale als internationale zeevloten. Het aanbod IT services varieert van standaard support op de producten tot aan het opleveren van complete computernetwerken op zeeschepen.
Er hangt een informele sfeer in het bedrijf waarbij ondernemerschap en gedrevenheid kenmerkend zijn.
Als Office Assistent ben jij de spil van de organisatie en neem je veel werk uit handen van de directeur. In deze diverse rol heb jij verschillende verantwoordelijkheden op het gebied van Office Management en de Financiële administratie. Je bent de duizendpoot die meerdere dingen tegelijk kan, zonder het overzicht te verliezen. Jij weet hoe je de prioriteiten moet stellen.
Office management
Door jou ziet het kantoor er altijd netjes uit en jij zorgt ervoor dat andere medegebruikers dit ook doen. De telefoon wordt door jou vriendelijk opgenomen en daarnaast notuleer jij indien nodig belangrijke gesprekken. Jij bent ook de contactpersoon voor leveranciers die te maken hebben met het kantoor zoals bijvoorbeeld; het koffiezetapparaat, planten en schoonmaak. Je zorgt ervoor dat alle kantoorartikelen op tijd besteld worden en dat kantoorprojecten in goede banen worden geleid.
Financiële administratie
Door jou worden alle uitgaande facturen verwerkt en verstuurt naar de klanten. Als er vragen zijn over de factuur, dan ben jij het eerste aanspreekpunt. Jij verwerkt, monitort en controleert de inkomende en uitgaande betalingen. Indien nodig bel of mail jij de klanten die nog posten hebben openstaan en stuur je ze een actueel overzicht. De boekhouding is bij jou in goede handen en iedere maand leg jij alles klaar voor de controle van de boekhouder. Daarnaast zorg jij ervoor dat de medewerkers op tijd hun salaris krijgen en dat de mutaties iedere maand op tijd aan onze externe salarisadministrateur doorgegeven worden.
A career at Port-IT means combining technology and the maritime world.
Jouw hoofdtaken bestaan uit:
- Onderhouden van het kantoor;
- Telefoonaanname;
- Inkomende en uitgaande betalingen;
- Factureren van alle producten en diensten van Port-IT;
- Beheren openstaande posten;
- Boekhouding en salarisadministratie.
Als Office Assistent ben jij praktisch, methodisch en doelgericht. Je bent in staat duidelijk prioriteiten te stellen en vormt op een gedreven manier een rationeel oordeel. Je kunt goed samenwerken en bent diplomatiek en vriendelijk.
- Je hebt een afgeronde mbo opleiding niveau 3 of 4;
- Kennis van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint en Outlook);
- Als je affiniteit hebt in de maritieme sector, is dat een pré;
- Je hebt een goede beheersing van zakelijke communicatie in woord en geschrift zowel in de Nederlandse als in de Engelse taal.
Wat bieden wij jou als Office Assistent bij Port-IT?
- Een werkweek van 24 tot 40 uur, bij voorkeur verspreid over 4 of 5 dagen;
- Een passend salaris afhankelijk van de kennis en ervaring;
- Een prestatie afhankelijke bonus aan het einde van het jaar;
- Reiskostenvergoeding;
- Pensioenregeling;
- Laptop en telefoon van de zaak.
Interesse?
Stuur je motivatie met CV vóór 20 september naar: [email protected]. Voor meer informatie kun je bellen: 010 – 260 00 41.